비즈니스에서 작은 사고라도 Incident Report를 작성해야 하는 이유

콜럼버스 YMCA에서 운동을 하다가 작은 일을 경험했습니다.

웨이트 운동을 하던 중에 제가 실수로 무게를 놓쳤고, 그 과정에서 코 위에 아주 작은 상처가 생겼습니다.
피가 난 것도 아니고, 특별히 아픈 것도 아니었습니다.
YMCA 직원분이 제가 다친것을 보고 도움을 줄라고 했습니다.
저는 그냥 “괜찮습니다” 하고 넘어가려고 했습니다.

그런데 YMCA 직원분은 Incident Report를 작성해야 한다고 했습니다.
그리고 저에게 그 보고서에 서명까지 요청했습니다.

“이 정도 작은 일까지 보고서를 써야 하나?” 하는 생각이 들었습니다.
하지만 사업을 운영하는 입장에서 생각해 보면, 그 직원분이 한 행동은 매우 적절한 절차였습니다.

비즈니스 장소에서 발생한 아주 작은 사고도 기록해야 합니다

고객, 방문객, 회원, 거래처 직원 등이 사업장 안에서 넘어지거나 다치는 경우가 있습니다.

식당에서 미끄러질 수도 있습니다.
사무실 입구에서 발을 헛디딜 수도 있습니다.
헬스장에서는 운동기구를 사용하다가 다칠 수도 있습니다.
그 순간에는 별일 아닌 것처럼 보일 수 있습니다.

하지만 문제는 시간이 지난 후에 발생할 수 있습니다.

처음에는 “괜찮다”고 말했던 사람이 며칠 후 병원에 갈 수도 있습니다.
몇 주 뒤에 통증이 생겼다고 주장할 수도 있습니다.
그리고 보험 청구나 손해배상 요구가 들어올 수도 있습니다.

그때 사업주가 가지고 있는 기록이 아무것도 없다면, 상황 설명이 매우 어려워질 수 있습니다.

Incident Report는 회사를 보호하는 첫 번째 기록입니다

Accident Report 또는 Incident Report는 단순한 행정 서류가 아닙니다.

그날 어떤 일이 있었는지, 언제 발생했는지, 어디에서 발생했는지, 누가 있었는지, 어떤 조치를 했는지를 기록하는 중요한 증거 자료입니다.

특히 사고 직후에 작성한 보고서는 시간이 지난 후의 기억보다 훨씬 신뢰도가 높습니다.
보험회사나 변호사, 또는 법원이 나중에 사건을 검토할 때도 당시 작성된 기록은 중요한 자료가 될 수 있습니다.
사고 당시의 사진, 목격자 진술, 직원 메모, CCTV 보존 여부 등도 함께 기록해 두면 더 도움이 됩니다.

작은 상처라도 기록해야 하는 이유

제가 YMCA에서 경험한 일도 바로 이런 이유 때문입니다.

제 코 위에 난 상처는 정말 작았습니다.
피도 나지 않았습니다.
저는 아무 문제 없다고 생각했습니다.

하지만 YMCA 입장에서는 다르게 봐야 합니다.

회원이 시설 안에서 운동 중 다쳤습니다.
그 사고가 아주 작더라도, YMCA는 그 사실을 기록해야 합니다.
그래야 나중에 제가 “그때 코를 다쳤고, 이후 문제가 생겼다”고 주장하더라도, 당시 상황을 정확히 확인할 수 있습니다.

보고서에는 보통 이런 내용이 들어갑니다.

이런 기록은 사업주가 책임을 회피하기 위해서 필요한 것이 아닙니다.
오히려 사실을 정확하게 남기기 위한 절차입니다.

• 사고 발생 날짜와 시간
• 사고 발생 장소
• 사고 내용
• 부상 정도
• 응급조치 여부
• 목격자 여부
• CCTV 또는 사진 여부
• 사고 당사자의 진술
• 직원 이름
• 사고 당사자의 서명

서명을 받는 이유

Incident Report에 고객이나 방문객의 서명을 받는 이유도 중요합니다.

서명은 그 사람이 보고서 내용을 모두 법적으로 인정한다는 의미까지는 아닐 수 있습니다.
하지만 최소한 사고가 발생한 날, 사고 당사자가 그 내용을 확인했다는 기록은 됩니다.

예를 들어 보고서에 “고객은 사고 직후 통증이 없다고 말했고, 병원 이송을 원하지 않았다”고 적혀 있고 고객이 서명했다면, 나중에 상황을 설명할 때 중요한 자료가 됩니다.

반대로 아무런 기록도 없으면, 나중에는 누가 무엇을 말했는지 입증하기 어렵습니다.

Liability Insurance 청구에도 필요합니다

사업체가 General Liability Insurance, 즉 일반 배상책임 보험을 가지고 있다면 Incident Report는 더 중요합니다.

보험회사는 사고가 발생했을 때 정확한 사실관계를 확인하려고 합니다.
언제, 어디서, 어떻게 사고가 났는지, 사업장에 위험 요소가 있었는지, 직원이 적절하게 대응했는지 등을 봅니다.

사고 당시 기록이 잘 남아 있으면, 나중에 보험회사에 사고를 보고할 때도 훨씬 수월합니다.
반대로 기록이 없으면 보험회사도 정확한 사실관계를 확인하기 어렵습니다.
이 경우 사업주가 왜 보험 청구를 해야 하는지 설명하는 것도 약해질 수 있습니다.

일반적으로 고객이나 제3자가 다치거나 재산 피해가 발생한 경우에는 사고 내용을 가능한 한 자세히 기록해 두는 것이 중요합니다. 또한 상황에 따라 보험회사에 바로 보고하는 것이 좋습니다.

나중에 소송이 생길 수도 있습니다

사업장에서 고객이나 방문객이 다친 경우, 나중에 premises liability, 즉 사업장 관리 책임 문제가 될 수 있습니다.

예를 들어 고객이 매장에서 넘어졌다고 가정해 보겠습니다.
사고 당시에는 괜찮다고 했지만, 나중에 허리 통증을 주장하면서 손해배상을 요구할 수 있습니다.

그때 사업주는 이런 질문을 받게 됩니다.

바닥이 젖어 있었는가?

주의 표지판이 있었는가?

직원이 사고 직후 무엇을 했는가?

고객이 어떤 말을 했는가?

목격자가 있었는가?

사진이나 CCTV가 있는가?

사고 보고서가 있는가?

이 질문에 답할 수 있는 가장 기본적인 자료가 Incident Report입니다.
사고 직후의 기록은 시간이 지난 후의 주장이나 기억 차이를 줄이는 데 도움이 됩니다.

직원 사고와 고객 사고는 구분해야 합니다

직원이 다친 경우에는 OSHA 기록 보관 규정도 함께 고려해야 할 수 있습니다.

OSHA는 일정 요건에 해당하는 업무 관련 부상이나 질병에 대해 사업주가 기록을 남기도록 요구합니다. 예를 들어 사망, 근무일 손실, 업무 제한, 다른 업무로의 전환, 응급처치를 넘어서는 치료, 의식 상실 등이 발생한 경우에는 기록 대상이 될 수 있습니다.

반면 고객이나 방문객의 사고는 일반적으로 OSHA의 직원 부상 기록과는 별개의 문제입니다.

하지만 그렇다고 해서 기록이 필요 없다는 뜻은 아닙니다. 고객이나 방문객 사고도 나중에 보험 청구, 책임 소재 확인, 또는 법적 분쟁에 대비하기 위해 반드시 별도로 기록해 두는 것이 좋습니다.

고객이나 방문객 사고는 주로 사업장의 liability insurance, risk management, 그리고 나중에 발생할 수 있는 injury claim 또는 lawsuit 방어와 관련됩니다.

따라서 직원 사고든, 고객 사고든, 방문객 사고든, 사업장 안에서 다친 일이 발생하면 기록을 남기는 규칙이 필요합니다.

사업주가 준비해 두면 좋은 절차

비즈니스를 운영한다면 미리 Accident/Incident Report 양식을 만들어 두는 것이 좋습니다.

직원들에게도 교육해야 합니다.

고객이 넘어지거나 다치면 먼저 상태를 확인합니다.

필요하면 911 또는 응급조치를 요청합니다.

사고 장소를 사진으로 남깁니다.

목격자가 있으면 이름과 연락처를 적습니다.

사고 내용을 바로 기록합니다.

고객이나 방문객에게 보고서 내용을 확인하게 하고 서명을 요청합니다.

CCTV가 있으면 삭제되기 전에 보존합니다.

필요하면 보험회사에 즉시 알립니다.

중요한 것은 사고를 숨기거나 축소하려고 하면 안 된다는 점입니다.
보고서는 방어용 문서이면서 동시에 사실 확인 문서입니다.

작은 사고를 가볍게 보면 안 됩니다

사업을 하다 보면 “이 정도는 괜찮겠지”라고 생각하기 쉽습니다.

하지만 비즈니스에서는 작은 사고도 나중에 큰 문제로 바뀔 수 있습니다.
특히 고객이나 방문객이 사업장 안에서 다친 경우에는 더욱 그렇습니다.

제가 YMCA에서 겪은 작은 상처도 마찬가지였습니다.
저는 괜찮다고 생각했지만, YMCA 직원은 절차대로 Incident Report를 작성했고, 제 서명까지 받았습니다.

그것이 올바른 대응입니다.

비즈니스 장소에서는 사고가 작아 보여도 기록해야 합니다.
기록은 사업주를 보호하고, 보험 청구를 도와주며, 나중에 발생할 수 있는 injury claim이나 lawsuit에 대비하는 가장 기본적인 방어 수단입니다.

사고를 막는 것이 가장 좋습니다.
하지만 사고가 발생했다면, 그 다음으로 중요한 것은 정확하게 기록하는 것입니다.