ITIN 신청, 여권 원본을 IRS에 우편으로 보내야 할까요?

미국 세무보고를 하다 보면 ITIN을 신청하는 경우가 있습니다.

ITIN은 Social Security Number를 받을 수 없는 분들이 세금보고 목적으로 신청하는 개인 납세자 번호입니다.

예를 들어 배우자나 자녀가 SSN이 없지만, 세금보고서에 포함되어야 하는 경우 ITIN이 필요할 수 있습니다.

저는 ITIN 신청 서류 업무를 거의 하지 않았습니다.

대부분의 고객님들은 이미 SSN을 가지고 계셨기 때문입니다.

예전에 교회 부목사님으로 미국에 오신 분의 자녀분들 ITIN 신청을 도와드린 적이 있습니다.

몇 년 후에는 전도사로 미국에 오신 분의 자녀분들 ITIN 신청도 도와드렸습니다.

Columbus, GA에 IRS Taxpayer Assistance Center가 있었습니다.

자녀분들의 여권과 비자 관련 원본 서류를 가지고 방문했고, 그 자리에서 Form W-7을 접수했습니다.

여권과 원본 서류는 바로 돌려받을 수 있었습니다.

하지만 Form W-7을 우편으로 접수하는 경우에는 여권 원본을 IRS에 보내야 합니다.

이 부분을 많은 분들이 걱정하십니다.

여권이 우편 배송 중 분실될까 염려하시기 때문입니다.

ITIN 신청에는 원칙적으로 원본 신분증명서류 또는 발급기관에서 인증한 certified copy가 필요합니다.

여기서 중요한 점이 있습니다.

Certified copy와 notarized copy는 다릅니다.

IRS는 일반 공증된 notarized copy를 인정하지 않습니다.

은행, UPS Store, Notary Public에서 공증받은 여권 사본은 IRS가 요구하는 certified copy가 아닙니다.

Certified copy는 원본 발급기관이 원본과 동일하다고 인증한 사본입니다.

한국 여권의 경우, 한국 정부기관 또는 한국 영사관에서 발급한 certified copy가 여기에 해당할 수 있습니다.

그래서 어떤 분들은 영사관을 방문해서 여권 certified copy를 받은 후, Form W-7과 함께 IRS에 우편으로 보내기도 합니다.

최근에는 제 블로그 글을 보시고 E-2 비자 관련 세무보고 문의가 늘었습니다.

그 과정에서 ITIN 관련 질문도 많아졌습니다.

자녀가 SSN이 없는 경우가 있기 때문입니다.

그래서 저도 고객님들께 도움을 드리기 위해 IRS Certifying Acceptance Agent, 즉 CAA 신청을 진행했습니다.

CAA는 IRS에서 승인한 ITIN 신청 보조 역할을 하는 사람입니다.

CAA가 되기 위해서는 IRS에서 요구하는 기본적인 training과 forensic document training을 이수하고, IRS의 승인을 받아야 합니다.

CAA는 ITIN 신청자의 신분을 확인합니다.

Form W-7 작성이 제대로 되었는지 검토합니다.

원본 여권 등 신분증명서류를 확인합니다.

Form W-7(COA), Certificate of Accuracy를 작성하여 Form W-7과 함께 IRS에 제출합니다.

이 절차를 이용하면 고객님이 여권 원본을 IRS에 우편으로 보내지 않아도 됩니다.

CAA가 원본 여권을 직접 확인하고, 사본과 Form W-7(COA)를 첨부할 수 있기 때문입니다.

자녀의 ITIN 신청은 추가 서류가 필요할 수 있습니다.

출생증명서, 비자 서류, 학교 기록, 미국 거주 증명 등이 필요할 수 있습니다.

또한 Form W-7은 연방 세금보고서와 함께 제출해야 합니다.

일부 예외 사유가 있는 경우에는 세금보고서 없이 신청할 수 있지만, 그 사유를 입증하는 서류가 필요합니다.

ITIN 신청은 단순히 Form W-7만 작성하는 일이 아닙니다.

세금보고서와 함께 검토해야 합니다.

신청자의 비자 신분, 세법상 거주자 여부, 배우자와 자녀의 세무상 지위, 부양가족 요건 등을 함께 확인해야 합니다.

제가 아틀란타에서도 회계 업무를 보기 때문에, 주말에도 일정이 맞으면 ITIN 신청을 도와드릴 수 있게 되었습니다.

주중에 아틀란타 영사관을 방문하기 어렵거나, 여권 원본을 IRS에 우편으로 보내는 것이 부담스러운 분들에게 도움이 될 수 있을 것 같습니다.

ITIN 신청 전에는 반드시 본인의 비자 신분, 세금보고 방식, 가족 구성, 그리고 필요한 첨부서류를 먼저 확인하시기 바랍니다.