ITIN #2: 6세 미만 자녀 ITIN 신청 시 의료기록 준비 방법

지난 ITIN 신청 관련 첫 번째 글, “ITIN 신청 시 여권 원본을 IRS에 우편으로 보내야 할까요?“에 이어 두 번째 글을 올립니다.

이번 글에서는 6세 미만 자녀의 ITIN 신청 시 의료기록을 신분 확인 및 미국 거주 증명 서류로 제출하는 방법에 대해 설명드리겠습니다.

특히 아직 학교에 다니지 않아 학교 등록 기록이나 school record가 없는 6세 미만 자녀의 경우, 의료기록이 중요한 대체 서류가 될 수 있습니다. 하지만 병원 기록이 있다고 해서 무조건 인정되는 것은 아닙니다. IRS가 요구하는 정보가 기록 안에 제대로 들어 있어야 합니다. 정보가 부족하면 ITIN 신청이 지연되거나 거절될 수 있습니다.

6세 미만 자녀의 의료기록으로는 일반적으로 예방접종 기록, 병원 진료기록, 또는 병원이나 의사가 발행한 공식 서신을 사용할 수 있습니다. IRS에 따르면 의료기록은 6세 미만 dependent에게 사용할 수 있으며, 진료일자는 ITIN 신청일 기준 12개월 이내여야 합니다.

의료기록에는 다음 내용이 포함되어 있어야 합니다.

첫째, 공식 의료기록이어야 합니다.

예방접종 기록, 병원 진료기록, 또는 병원 공식 letterhead에 작성된 의사의 서신 등이 가능합니다. 의사의 서신을 제출하는 경우에는 날짜가 있어야 하고, 반드시 의사 서명이 있어야 합니다.

둘째, 자녀의 정보가 정확히 들어 있어야 합니다.

자녀의 이름, 생년월일, 주소가 기록되어 있어야 합니다. 특히 미국 거주 사실을 증명해야 하는 경우에는 자녀의 미국 주소가 기록에 나와 있어야 합니다.

셋째, 의료기관과 의사의 정보가 들어 있어야 합니다.

의사 이름, 병원 또는 의료기관 이름, 의료기관 주소가 포함되어야 합니다. 미국 거주 증명이 필요한 경우에는 의료기관 주소도 미국 주소로 표시되어 있는 것이 좋습니다.

넷째, 진료일자가 최근이어야 합니다.

의료기록에는 ITIN 신청일 기준 12개월 이내의 진료일자가 있어야 합니다. 오래된 예방접종 기록이나 과거 병원 기록만 제출하면 IRS에서 인정하지 않을 수 있습니다.

중요한 점은 하나의 서류에 모든 정보가 반드시 다 들어 있어야 하는 것은 아니라는 것입니다. 여러 개의 공식 서류를 함께 제출하여 필요한 정보를 충족할 수 있습니다.

예를 들어 예방접종 기록에는 자녀의 이름과 생년월일이 있고, 병원 서신에는 최근 진료일자와 병원 주소가 있다면, 두 서류를 함께 제출하여 요건을 맞출 수 있습니다.

실무적으로는 병원에 다음과 같이 요청하는 것이 좋습니다.

“ITIN 신청용으로 사용할 자녀의 의료기록 또는 의사 서신이 필요합니다. 자녀의 이름, 생년월일, 현재 주소, 최근 진료일자, 의사 이름, 병원 이름과 병원 주소가 모두 포함되도록 작성해 주시기 바랍니다. 가능하면 병원 letterhead에 작성해 주시고, 날짜와 의사 서명도 넣어 주시기 바랍니다.”

ITIN 신청은 작은 정보 하나가 빠져도 처리가 늦어질 수 있습니다. 특히 학교 기록이 없는 6세 미만 자녀의 경우에는 의료기록이 매우 중요합니다.

따라서 어린 자녀의 ITIN을 신청할 때는 단순히 병원 기록을 제출하기보다, 기록 안에 IRS가 요구하는 정보가 모두 들어 있는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

여권, 출생증명서, 의료기록, 미국 거주 증명 요건이 서로 어떻게 연결되는지도 함께 검토해야 합니다.

ITIN 신청은 서류 준비가 가장 중요합니다. 처음부터 필요한 정보를 정확히 갖추어 제출하면 불필요한 지연이나 거절 가능성을 줄일 수 있습니다.